Hệ thống quản lý vận tải Transportation Management System (TMS) là gì ?

Định nghĩa về hệ thống quản lý vận tải TMS

Hệ thống quản lý vận tải, hoặc “TMS” là một nền tảng công nghệ được thiết kế để đơn giản hóa quy trình giao hàng. Nó là một phần nhỏ của quản lý chuỗi cung ứng liên quan đến các giải pháp vận chuyển.

TMS cho phép chủ hàng (shipper) tự động hóa các quy trình mà họ có và nhận thông tin chi tiết để tiết kiệm thời gian và chi phí cho các lô hàng tương lai.

Các công ty phân phối, các tổ chức thương mại điện tử và bất kì ai khác vận chuyển hàng hóa thường xuyên nhận ra rằng có quá nhiều khâu rời rạc xuất hiện trong quy trình vận chuyển.

Từ quy trình hỏi giá cước cho đến vận chuyển, chúng ta luôn tìm cách để tối ưu hóa cước vận chuyển đó sao cho hợp lý và đúng quy trình. Nhờ vào hệ thống quản lý vận tải (TMS), các shipper nắm được trong tay giải pháp hiệu quả để thực hiện những việc trên.

Lợi ích của TMS

  • Hiệu quả của công nghệ: với hệ thống TMS này, shipper có công cụ giúp lựa chọn tuyến đường với chi phí, thời gian vận chuyển và phương tiện phù hợp nhất. Trung tâm tổng hợp thông tin giá cước này sẽ loại bỏ căng thẳng và thời gian không cần thiết cho quá trình booking phương tiện vận tải (các loại xe tải, tàu, thuyền, …)
  • Đơn giản hóa quy trình: TMS có thể giúp bạn đơn giản hóa quy trình chọn lựa nhà vận tải bằng cách phân loại hàng hóa sắp gửi với những nhà vận tải chuyên chở phù hợp trong mạng lưới của hệ thống. Toàn bộ quy trình này được quản lý trên một hệ thống, bạn có thể dễ dàng rà lại lịch sử các lô hàng đã đi trước đây và sử dụng thông tin đó để tìm ra hãng vận chuyển phù hợp hơn.
  • Theo dõi vận chuyển: Với TMS, bạn có thể dễ dàng theo dõi vận chuyển hàng hóa trên đường đi và thậm chí được cảnh báo bất kỳ trường hợp không lường trước được như hỏng xe, trễ chuyến ,… ngoại trừ các trường hợp do yếu tố con người hoặc tự nhiên.
  • Theo dõi thông tin chi tiết về doanh nghiệp: Hệ thống TMS sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết và báo cáo chuyên sâu. Ví dụ: giả sử bạn đang giám sát quá trình vận chuyển tại 20 địa điểm mà mỗi địa điểm có 5 chuyến hàng tuần. Sẽ có 100 hóa đơn vận chuyển đồng nghĩa với 100 lô hàng cần được xem xét và đánh giá mỗi tuần. Với TMS, tất cả thông tin đều được lưu trữ trong cùng một vị trí và báo cáo sẽ được tạo ra cho phép phân tích rõ các giá cước và hóa đơn.

Thách thức của TMS

  • Các giá cước được tổ chức tốt hơn: Nếu bạn đang có một số lô hàng vận chuyển khác nhau, bạn không muốn sử dụng điện thoại hoặc nhảy từ website này đến website khác chỉ để hỏi giá cước từ các hãng vận chuyển mà bạn biết. Đây là một quá trình ngốn thời gian của bạn rất nhiều, nó sẽ dễ dàng đưa bạn lọt ra danh sách các hãng vận chuyển cần chú ý.
  • Chọn lựa hãng vận chuyển tốt nhất: không phải lô hàng nào cũng giống nhau cả. Đôi khi các lô hàng cần giao trong thời gian xác định, cần nhiệt độ thích hợp, cần phải được chuyên chở cực kỳ cẩn thận hoặc những yêu cầu đặc biệt khác. Và như thế, không phải lô hàng nào cũng đều giao cho cùng một hãng vận chuyển. Mặc dù có một số nhà cung cấp dịch vụ có lẽ thích hợp cho những chặng đường dài, những hãng vận tải khác sẽ có những dịch vụ chuyên biệt tốt hơn.
  • Theo dõi lô hàng. Các shipper không phải lúc nào cũng sử dụng cùng một nhà vận chuyển cho cả chuyến hàng. Thông thường, một số lô hàng khác nhau sẽ được vận chuyển trên các phương tiện vận tải của các công ty khác nhau trong suốt chuyến hành trình. Do đó, nhiệm vụ theo dõi đơn hàng trở nên vô cùng phức tạp. Nếu không có TMS, bạn hoặc ai đó trong doanh nghiệp sẽ phải nhập số vận đơn trong từng website của từng hãng vận chuyển chỉ để theo dõi và quản lý lô hàng.
  • Thu thập thông tin chi tiết. Nếu không có công cụ TMS, bạn sẽ có cảm giác hoang mang và không biết được đâu là hãng vận chuyển rẽ nhất trong suốt những năm qua, hoặc bên cung cấp dịch vụ nào có tỷ lệ đúng giờ cao nhất. Vì thế, nếu không có công nghệ kề bên bạn, chắc chắn bạn sẽ khó có thể biết chính xác được.


iFreight tổng hợp      

Leave a Comment